"Out of office" Message: come scrivere la risposta automatica prima di partire per le ferie

Oggi e l'ultimo giorno di lavoro prima della pausa estiva? Allora sei ancora in tempo perimpostare il tuo messaggio out of office. Continua a leggere per scoprire tutti idettagli di una perfetta risposta automatica. E vero che, come te, molti clienti e fornitori saranno assenti ma se qualcuno dovesse cercarti devi essere sicuro di avere una risposta automatica che giustifichi la mancata risposta. Oggi, vogliamo consigliarti5 semplici Must Have della risposta automaticaOut Of Office.

Come si scrive la risposta automatica nella mail?

Vediamo insieme le cinque caratteristiche che deve avere il tuo messaggio di out of office per essereefficaceecolpire nel segno.

1. Comunica professionalita

Anche se stai partendo per le ferie e hai la testa gia in spiaggia o senti il vento tra i capelli, non dimenticarti che il messaggio verra inviato a clienti, colleghi e fornitori percio massimaserietaeprofessionalita. Insomma,contieni l'entusiasmo.

2. Comunica quando rientrerai

La cosa piu importante da far sapere a chi ti scrive e ladata del tuo rientro. Se ti hanno scritto e perche, nella maggior parte dei casi, hanno bisogno di confrontarsi con te, quindi quello che vogliono sapere e quando possono trovarti. Senza fronzolicomunica le datespecificando giorno della settimana, giorno, mese e anno in cui rientrerai. A esempio, se rientri il 27 agosto, sii chiaro nello specificare che sarai fuori ufficio fino al 26 agosto compreso e sarai nuovamente reperibile dal giorno seguente. Questo perevitare fraintendimenti.

3. Comunica le informazioni essenziali

Non ti dilungare nella spiegazione di dove ti trovi, del perche non sei in ufficio, di cosa stai facendo, del tuo stato d'animo e altre informazioni inutili. Vai dritto al punto. Quello che devi comunicare e chenon sei in ufficio,quando rientreraiecosa fare in caso di emergenza.

4. Non fare promesse che non puoi mantenere

Sempre per rimanere in tema di "informazioni utili", ti consigliamo di non obbligarti a trovare un contentino da dare a chi legge il tuo messaggio. Scrivere "rispondero subito il giorno del mio rientro" e rischioso. Se non sarai in grado di mantenere la parola data, farai unapessima figura.

5. Urgenze e reperibilita

L'ultima informazione molto utile e relativa allareperibilita.Comunica a chi ti scrivecosa fare in caso di urgenze, a quale indirizzo mail scrivere, chi chiamare o eventualmente se tu sei solo fuori ufficio ma a disposizione telefonicamente. Vediamo un semplice esempio/modello di messaggio out of officeda utilizzare quando vai in vacanza:

Buongiorno, La ringrazio per avermi contattato. Saro fuori ufficio dal giorno gg/mm/aaaa al giorno gg/mm/aaaa compresi. Riprendero l'attivita dal giorno gg/mm/aaaa. In caso di urgenza, puo far riferimento a Nome Cognome rintracciabile all'indirizzo mail@mail.com o al numero 123 45 67 89. Sara mia premura ricontattarla al piu presto. Cordialmente Firma